협업 툴 시장이 뜨겁다. 코로나19 확산 이후 재택근무가 늘어나다 보니 예전보다 협업 툴의 중요성이 높아진 덕분이다. 여러 명이 회의실에 모여 회의를 하는 대신 온라인을 통해 화상회의를 하거나 공동문서 작업을 하는 등 업무 방식으로 바뀌고 있다.
치열해진 시장에 IT 기업들은 협업 툴을 잇따라 시장에 내놓고 있다. 유사해 보이지만 조금만 더 들여다보면 조금씩 차이가 있다.
'생산성'에 강점 둔 협업 툴
지난해 본격 시장에 진출한 NHN의 협업 플랫폼 'NHN 두레이'는 협업 툴, 그룹웨어, 인사 및 재무서비스를 제공하는 ERP로 구성됐다.
NHN 두레이는 생산성 향상을 높이기 위한 '프로젝트' 기반의 업무수행이 가능한 점을 강조한다. 프로젝트 기능은 업무 이슈와 상황에 따라 원하는 구성원을 자유롭게 추가해 업무를 생성하고 활용할 수 있다.
모든 업무 이력이 협업 툴 안에서 실시간 공유 및 축적되기 때문에 이슈 트레킹을 통해 업무 과정을 통합 관리할 수 있다.
텍스트 문서 작성 후 별도 프레젠테이션 자료를 제작할 필요 없이 템플릿을 활용해 바로 발표용 문서로 변환할 수 있는 기능도 있다. 또 이메일을 통해 외부 파트너와 협업이 잘 연동할 수 있도록 했다.
이달 초 KT는 메신저, 화상회의, 업무관리를 합친 올인원 협업 툴인 KT웍스(Works)를 출시했다.
KT는 메신저 알람으로 인한 피로도를 줄이기 위해 업무용 메신저와 프로젝트 중심의 업무 관리로 기능을 분리한 것이 특징이다. 메신저는 소통을 위해, 업무 관리는 파일 공유나 업무 진척 파악을 위해 별도로 확인할 수 있어 업무 효율성을 높일 수 있다.
또 업무 게시물 타임라인에서 화상회의를 바로 실행하거나 일정을 불러오는 바로가기 기능이 있어 협업을 빠르게 진행할 수 있도록 했다.
KT웍스는 업무를 5단계 프로세스를 나눠 범주화하고 조직 내 담당자와 일자를 정확하게 지정해 체크해 주는 '체계적 워크플로우' 기능도 있다.
삼성SDS의 '브리티 웍스(Brity Works)'는 자동화가 강점이다. 메일, 메신저, 영상회의는 물론 업무 자동화를 위한 로봇프로세스자동화(RPA) 서비스도 가능하다.
브리티 RPA는 반복 업무를 대신 처리하는 기능에 챗봇, 딥러닝 기반 이미지 인식(AICR), 텍스트 분석 등 인공지능(AI) 기술을 적용해 판단·심사·평가 등 복합업무 자동화까지 가능하다.
소통에서 협업 툴로 확장
협업에서 중요한 부분은 소통이다. 과거 업무를 위한 소통을 할 때 적절한 메신저를 찾지 못해 업무용 메신저가 아닌 개인용 메신저인 '카카오톡'이나 '라인' 등을 많이 사용했다.
이에 메신저에 업무 기능을 강화해 협업 툴로 확장된 경우도 많다. 카카오워크와 네이버웍스, 네이트온 등이 대표적이다. 이들은 쉽고 빠르고 효율적인 커뮤니케이션을 강점으로 내세운다.
카카오워크는 '카카오톡'을 닮은 것이 강점이다. 그만큼 사용자에게 익숙하고 사용하기 쉽고 적응기간이 짧다는 의미다.
또 모든 채팅방에 내 업무를 도와주는 AI 어시스턴트 '캐스퍼'가 기본으로 탑재돼 업무할 때 필요한 부분은 비서에게 질문하듯이 캐스퍼에 질문할 수 있다. 채팅창에 '/캐스퍼'를 입력해 필요한 정보나 기능을 이용하는 방식이다.
현재는 지식이나 생활 정보 검색이 중심이며 추후 회의 일정 예약, 회사 생활 정보 검색 등 업무에 필요한 정보를 빠르게 얻을 수 있도록 진화해 나갈 예정이다.
네이버웍스는 메신저 '라인'을 기반으로 확장된 협업 툴로 라인과 같은 친숙함으로 효율적인 커뮤니케이션이 가능하다. 네이버웍스는 이를 무기로 '라인웍스' 브랜드로 일본 시장에서 협업 솔루션 1위를 달성했다.
라인웍스는 일본에서도 사용하기 쉽고 편리한 사용자경험(UX) 및 사용자인터페이스(UI)와 보안성을 강점으로 현장 커뮤니케이션을 많이 하는 기업들, 프랜차이즈 기업 등을 중심으로 시장을 확대해왔다.
협업 툴, 다양하게 출시되는 이유는
다양한 협업 툴과 플랫폼이 등장하면서 어떤 협업 툴을 사용해야 할지, 과연 생산성은 높아질 수 있을지 등 협업 툴을 사용하는 기업들의 고민도 깊어진다.
기업마다 협업 툴을 이용해야 하는 목적과 이유, 배경 등이 모두 각양각색이기 때문에 '어떤 협업 툴과 플랫폼이 가장 좋고 나쁘다'라고 순위를 매기거나 단정하기 쉽지 않다.
개인이 업무툴을 쓸 때는 다른 서비스로 갈아탈 때 드는 전환 비용이 낮아 다양한 솔루션을 도입하면서 자신에게 가장 적합한 솔루션을 찾아볼 수 있다.
하지만 기업은 다르다. 여러 명이 단체로 도입하고 그게 맞게 연동 솔루션도 고려해야 하므로 전환 비용이 높다. 직원마다 취향이 다르고 기술 툴을 다루는 수준이 다르다. 단기간에 여러 개를 시도하고 테스트를 하면 오히려 '생산성'은 더 떨어지게 된다.
또 기업 내에 개발팀과 영업팀은 협업하는 정도와 방식이 다른 것도 고민거리다.
대기업을 다니는 한 회사원은 "가장 좋지 않은 사례는 특정 플랫폼이 유행한다고 충분한 검토 없이 일단 획일적으로 도입하는 사례"라며 "위에서 보는 것과 실제로 업무를 수행할 때의 협업 과정과 방식은 다르고 부서마다 다르다"고 말했다.
이어 "새로운 업무 툴을 도입할 때마다 적응하고 교육자료 만드는데 많은 시간을 들였다가도 결국 해당 업무툴을 사용하지 않는 과정을 반복할 때도 많다"고 덧붙였다.
